Réalisation d’un examen organisationnel

Pourquoi faire un examen organisationnel? 

L’examen organisationnel donne l’occasion aux hauts dirigeants de réfléchir à ce que l’organisation fait déjà pour appuyer les facteurs psychosociaux et de mettre par écrit ce que serait, selon eux, la note de leur organisation ou de leur équipe par rapport à chacun des facteurs psychosociaux. En répondant à la fois à l’examen organisationnel et au sondage, vous pouvez générer un rapport qui compare les points de vue des cadres supérieurs et des employés. Cet examen sert aussi à informer les dirigeants à l’avance de la mise en œuvre d'enquête et à leur permettre d’en interpréter les résultats.

Qui effectue l’examen organisationnel?

L’examen organisationnel peut être effectué par une seule ou plusieurs personnes faisant partie de l’organisation – cette décision dépendra de la taille et de la nature de l’organisation.

Vous voudrez peut-être former un sous-comité ou désigner un petit groupe d’employés pour participer au processus. Pour accroître le degré d’objectivité du processus, vous pouvez aussi faire appel aux services d’une firme de consultants externe qui a l’expérience du processus de Protégeons la santé mentale au travail. 

Qui participe au processus d’examen organisationnel? 

Le processus d’examen organisationnel consiste à remplir des feuilles de travail qui orientent une exploration de l’état actuel de la santé et de la sécurité psychologiques. Chaque feuille de travail est réservée à l’un des facteurs psychosociaux. 

Chaque feuille d’examen organisationnel comprend : 

• une définition du facteur psychosocial
• la liste des avantages qu’il y a à se préoccuper de ce facteur
• l’information qu’il serait utile de recueillir ou d’utiliser comme référence
• une liste de vérification de ce que votre milieu de travail peut être en train de faire en ce moment
• un examen de l’énoncé relatif au facteur psychosocial
• questions de discussion supplémentaires

De quoi avez-vous besoin pour effectuer l’examen organisationnel?

L’information suivante peut vous être utile pour remplir les feuilles d’examen organisationnel :

• Documents : Rassemblez et consultez les politiques, les pratiques, les rapports, les documents, les statistiques ou d’autres données pertinentes pour les employés et le fonctionnement organisationnel. Chaque feuille de travail propose des renseignements pertinents à recueillir.
• Commentaires des employés : Il s’agit des renseignements provenant de vos employés, dont des suggestions, des plaintes, des rapports de comités de santé et de sécurité et des sondages réalisés auprès d’employés.
• Passez en revue les risques psychosociaux: En vous familiarisant avec les risques psychosociaux mis en évidence dans la norme 45003:2021¹ de l’Organisation internationale de normalisation (ISO), vous pouvez aider votre équipe à considérer certains facteurs communs de risque pour la santé et la sécurité psychologiques sur le lieu de travail. Ces informations peuvent être utiles lors de l’examen des facteurs.

Comment sélectionner les facteurs psychosociaux à utiliser pour l’examen organisationnel?

Il peut être difficile de décider par où commencer. C’est pourquoi nous vous recommandons de classer les feuilles d’examen organisationnel par ordre de priorité. Concentrez-vous sur un seul facteur psychosocial à la fois. Cela vous permettra de canaliser vos efforts et augmentera vos chances de succès.

Commencez par remplir les feuilles d’examen organisationnel qui portent sur :

• Les facteurs qui se répercutent sur votre entreprise de manière disproportionnée sur le plan financier ou de la réputation, comme la protection psychologique ou de la sécurité physique et la culture organisationnelle.
• Les facteurs particulièrement pertinents pour les changements qui se produisent au sein de votre entreprise ou unité de travail. Par exemple, s’il y a eu des changements récents au niveau de la direction, vous pouvez sélectionner la feuille de travail de l’examen organisationnel correspondante en vue d’un leadership et d’attentes clairs, de la croissance et du développement, de la gestion de la charge de travail et de la mobilisation.
• Les facteurs qui sont particulièrement pertinents pour les incidents ou événements clefs, comme les griefs, les violations des droits de la personne, les fusions, par exemple l’équilibre, la participation et l’influence, la courtoisie et le respect, les compétences et les exigences psychologiques et le soutien psychologique et social.  

Nous vous recommandons de remplir toutes les feuilles d’examen organisationnel en fin de compte afin de dresser un portrait très complet de la santé et de la sécurité psychologiques de votre organisation.

Notez que vous pouvez choisir de remplir uniquement les feuilles de travail de l’examen organisationnel que vous jugez prioritaires; mais pour générer un rapport de sondage comprenant les comparaisons avec l’examen, il faut avoir saisi des données pour chaque facteur psychosocial.

Par où commencer?

Dans la mesure du possible, remplissez les feuilles d’examen organisationnel avant ou en même temps que la réalisation du sondage auprès de vos employés afin de permettre des comparaisons et de garantir que les dirigeants sont informés.

Production d’un rapport

Une fois que la direction a rempli les feuilles d’examen organisationnel pour tous les facteurs psychosociaux, rassemblez-les et saisissez les renseignements selon les instructions ci-dessous afin de générer un rapport une fois le sondage auprès des employés terminé.

Voici les étapes pour la production du rapport :

• Connectez vous à votre Carnet de bord du programme Protégeons la santé mentale au travail.
• Sélectionnez 'Enquêtes en cours’.
• Sélectionnez ‘Examen de l’organisation’.
• Saisissez les réponses inscrites par la direction dans toutes les feuilles d’examen organisationnel.
• Une fois que vous avez saisi les réponses pour tous les facteurs psychosociaux, cliquez sur « Soumettre ».
• À partir de votre carnet de bord, cliquez sur « Générer un rapport » dans l’enquête en cours. Veuillez noter que vous devez fermer l’enquête auprès des employés correspondante pour que votre rapport puisse être généré.